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Résumé de l’article : La digitalisation du BTP progresse, c’est un fait. Mais il reste un point qui résiste : la réponse aux appels d’offres. En effet, la lecture des dossiers, le recoupement des pièces ou encore la ressaisie dans un tableur restent manuels. Pourtant ces tâches ont tendance à prendre beaucoup de temps, ce qui impacte inévitablement la marge. Pour une TPE ou une PME du bâtiment, il y a donc tout intérêt à digitaliser en grande partie cette étape. Par où commencer toutefois ?
La préparation du dossier
Il n’y a pas besoin de tout changer d’un coup et c’est même ce que l’on déconseille en règle générale. Commencez déjà par digitaliser la préparation du dossier puisque c’est là qu’on perd le plus de temps avec en plus des erreurs de saisie à la clé. Vous vous occuperez de la facturation par la suite. On vous conseille de faciliter la lecture et la vérification des pièces qui ont tendance à peser à chaque consultation.
Trois réflexes pour se lancer
Vous ne savez pas exactement quelle direction prendre ? Voici trois réflexes à adopter pour bien se lancer :
- Centraliser les documents. Un dossier qui est bien rangé (CDE, CCTP, DPGF…) est déjà à moitié traité. En misant sur un emplacement unique, vous évitez les pertes de temps lorsqu’il faut chercher la dernière version d’un document donné.
- Structurer sa bibliothèque de prix. Avec un historique d’ouvrages complété par les résultats gagnés ou perdus, vous obtenez le socle d’un chiffrage rapide.
- S’outiller sur la préparation. On peut dire que c’est le poste où la technologie fait la plus grande différence aujourd’hui avec des gains de temps immédiatement visibles.
Qu’est-ce que change un outil dédié ?
Prenons l’exemple de l’outil Artos pour les besoins de cet article. Éditée par UXIA, cette solution lit le DCE, recoupe le CCTP, la DPGF ainsi que les plans. S’il y a une incohérence entre les pièces, un signalement apparaît immédiatement. De plus, cet outil assiste aussi le métré directement sur les plans à l’échelle.
Enfin, Artos prépare une base pré-chiffrée à partir des prix de l’entreprise. Il suffit alors de l’exporter vers le logiciel de devis habituel. Ainsi, ce type d’outil ne remplace ni le logiciel ni le chiffreur : il prépare le dossier en amont.
Garder l’humain au centre dès le départ
Vous l’aurez compris : digitaliser ne revient pas à déléguer entièrement la décision à la machine. On a toujours besoin d’un professionnel pour valider les quantités et arbitrer les écarts de prix. L’outil est donc là pour enlever certaines corvées, rien de plus. Et c’est déjà beaucoup pour un travailleur qui doit s’occuper habituellement de tâches répétitives toute la journée !
Structurer la donnée dès le premier dossier
On termine avec un dernier point qui passe souvent en second plan : la donnée. Pourtant, en parvenant à la structure dès le départ, l’entreprise se constitue un actif réutilisable d’un chantier à l’autre. Plus besoin effectivement d’effectuer de nouveaux calculs complexes à chaque fois. Autant donc s’y prendre le plus tôt possible !
Pour conclure, on peut dire que pour digitaliser la réponse aux appels d’offres de façon efficace, il vaut mieux y aller petit à petit. Vos équipes seront alors plus sereines avec des résultats significatifs à l’arrivée !
Julien Mercier écrit sur Travaux Durable des guides pour comprendre, entretenir et améliorer son logement : bricolage, isolation, chauffage, énergie et jardin. Ses articles donnent la réponse dès les premières lignes, puis les étapes, le matériel et les ordres de prix, et disent clairement quand il vaut mieux faire appel à un professionnel.
